第一章 总则

第一条  为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局令第 27 号）等，结合学校实际，制定本办法。

第二条  学校档案是指建校以来在从事教学、科研、管理以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、图纸、声像等不同形式、载体的历史记录，是党和国家的宝贵财富，由学校档案馆集中统一保管。

第三条  档案工作是学校的重要基础性工作，是反映和维护学校历史真实面貌的一项重要事业。学校将档案工作纳入总体发展规划，纳入议事日程，纳入教学、科研和行政管理人员职责范围，在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。为确保学校档案的完整、系统、准确，要加强档案机构的监督指导职能，机关各部（处）、各学院、直属单位等应配合并完成本单位的立卷归档工作。

第四条  学校档案馆必须严格执行国家、学校保密制度，在确保档案安全和国家机密前提下，按规定搞好档案的利用和开放。

                                 第二章 领导体制和机构设置

第五条  学校档案工作由省教育厅主管，同时接受省、市档案局的指导、监督与检查。学校成立档案管理委员会，统一领导档案工作，全面组织实施学校档案工作的统筹协调、发展规划、规章制度建设、档案检查评估等工作。委员会主任由校长担任，副主任由分管档案工作的校领导担任。机关各部（处）、学院、直属单位应有一位领导分管本部门的档案工作，并设有兼职档案工作人员。

第六条  学校档案馆既是学校档案管理委员会的执行机构和档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用学校档案的机构，负责全校各类档案的接收、管理和利用工作，对学校机关各部（处）、各学院、直属单位等的档案工作进行监督、检查。

第七条  档案馆的主要职责是：

1、宣传、贯彻执行国家和地方关于档案工作的法律法规、政策规定，并完成上级主管部门下达的有关档案业务工作。

2、负责规划、协调全校档案工作，建立健全学校档案工作的规章制度和业务规范，对各单位档案工作进行监督、指导和检查。

3、组织实施学校关于档案工作的有关规定，加强档案工作的规范化、标准化建设，推进档案信息化建设和电子文件归档工作，提高现代化管理水平。

4、负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全校各类档案及有关资料，严格执行保密制度，做好档案的密级调整工作。

5、编制检索工具，编写档案参考资料，汇编档案文献，开发档案信息资源，为学校各项工作服务，为社会服务。

6、积极开展档案宣传、咨询活动，开展档案的开放和利用工作。

7、维护档案的完整与安全，做好档案的安全防范、修复、复制、保护工作。

8、负责组织全校专、兼职档案人员的业务学习与培训。

9、开展档案理论和档案业务的学术研究，组织、参加档案业务研讨、交流和协作活动。

10、围绕学校中心工作，完成学校交办的其他工作。

第八条  对于某些需特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案，可根据实际需要设立分室管理。分室是档案部门的分支机构，业务上受学校档案馆的指导、监督，每年向档案馆报送新增库存目录，并不定期向档案馆移交永久保存的档案。

第九条  学校各部门兼职档案员，要配合档案馆宣传、贯彻执行国家关于档案工作法律法规、政策和规定及学校档案工作规章制度，接收档案馆的业务指导和检查、监督；实施学校档案工作计划、规划；负责本部门形成的档案资料的收集、整理、立卷， 录入档案管理系统，上传电子文件，并向档案馆移交；负责管理本部门不需要移交的档案材料，并做好利用。

             第三章 档案队伍建设

第十条  学校档案工作人员列入学校事业编制，学校根据档案工作的实际情况配备足够的专职档案人员。档案工作人员保持相对稳定。

第十一条  学校档案工作人员要努力学习马列主义理论，坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针、政策， 遵纪守法，保守党和国家机密；热爱档案事业，忠于职守，埋头苦干；刻苦钻研业务，具有一定的档案专业知识和科学文化知识以及现代化管理技能。

第十二条  各级领导应为档案人员提高政治、业务素质和生活待遇创造条件，关心他们的思想、工作与生活。

第十三条  学校档案馆的专职档案工作人员享受学校教学、科研和管理人员同等待遇，档案专业技术人员实行专业技术职务聘任制。

第十四条  档案馆专职档案工作人员长期接触霉菌等有毒有害物质，学校应为其采取有效防护措施，保障依法享有的待遇同时，

按照有关规定予以补助。

             第四章 档案管理

第十五条  学校建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作。机关各部（处）、学院、直属单位要将档案工作纳入工作计划，兼职档案员要明确档案工作职责，完成立卷归档工作任务，做到应归档的文件材料必须完整、准确、系统地归档保存。

第十六条  科研项目、产品生产、基建工程等项目的建档工作要与项目进程同步，项目申请立项时，即应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作；项目竣工验收时，完成文件材料的归档和验收工作。

第十七条  归档材料载体包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种形式，对纸质档案材料学校实行纸质档案材料和电子档案材料同步归档。

第十八条  归档的纸质文件材料应质地优良、书绘工整、蓝黑墨水书写、声像清晰，文件材料符合有关规范和标准要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行。

第十九条  学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。机关各部（处）、学院、直属单位等均系部门立卷单位，其下属机构均由上述各单位统一立卷。各材料形成单位和立卷人应按文件材料形成的规律，加以系统整理组卷，编排页号或件号，填写卷内目录，拟定案卷标题，录入档案管理系统，上传电子文件，并向学校档案馆移交，档案馆负责指导立卷工作和案卷质量检查。

第二十条  文件材料的归档范围主要包括以下内容：

（一）党群类：主要包括校党委的各种会议文件、会议记录、

会议纪要、工作计划和总结、规划、方案、规章制度、统计报表，工会、团委、民主党派等组织以及各个部门、学院的党群工作会议文件、会议记录和纪要，特别是全局性综合性的文件材料及上级来文针对学校的指令性、指导性文件。

（二）行政类：主要包括学校行政及所辖范围的各个部门的各种会议文件、会议记录及纪要，特别是全局性综合性的文件材料及上级来文针对学校的指令性、指导性文件。

（三）教学类：主要包括教学管理、学科与实验室建设、招生、学籍、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材以及在教学管理、教学实践和教学研究活动中形成的文件材料，特别是教学实践各环节中形成的不同载体的文件材料。

（三）科研类：主要包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面活动中形成的文件材料。重点是学校承担的科研项目，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果的原始材料。

（四）基建类：主要包括基建管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产、基建预算、概算、决算、器材管理等文件材料；重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。

（五）设备类：主要包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修随机图样等的文件材料，特别是价值 5 万元以上的仪器设备项目各环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机技术文件。

（六） 产品生产类:主要包括学校自行研制、试制产品的文件材料及在生产过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

（七） 出版类:主要包括学校自行编辑出版的学报、校报和学术刊物以及出版物的审稿单、样书等，重点是出版活动各个阶段形成的不同载体的文件材料。

（八） 外事类:主要包括综合管理材料、校内人员出席国际学术会议、出国考察、讲学、合作研究、访问、进修；学校开展校际交流、中合作办学活动材料；聘请的外籍专家、港澳台专家与教师在教学、科研及其他活动中形成的文件材料；留学生学籍、成绩及留学生工作等活动中形成的不同载体的文件材料。

（九） 财会类：主要包括综合管理文件、会计帐簿、会计报表、工资清册等。按财政部、国家档案局第 79 号令发布的《会计档案管理办法》执行。

（十） 人事类：主要包括通过人事部门（含组织、干部、劳资等其他管理部门）收集的个人经历、学习经历、职称评聘、干部任免、党团材料、工作调动、工资调整、鉴定考核、奖惩等材料。

（十一）学生类：主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、成绩单、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表、就业通知书等材料。

（十二） 声像类：主要包括学校召开的各种会议、领导来校、专家讲学、学生活动、学校各部门综合活动形成的照片（包括电子版）、视频、音频、幻灯片和光盘,以及的等不同载体的资料。

（十三）实物类：主要包括各职能部门荣获省级以上表彰奖励获得的锦旗、奖杯、荣誉证书、牌匾以及校际交流的赠品和校庆活动期间形成的各类实物。

以上各类档案的详细归档范围及保管期限由档案馆具体确定并按上级要求定期更新。

第二十一条  归档时间和档案移交手续

（一）归档时间

1、党、政部门和能按年度归档的部门，于次年 6 月底前归档。

2、教学部门和能按学年度归档的部门，应在次学年度寒假前归档。

3、科研、基建、学位论文等应在鉴定、竣工和授予学位后的3 个月内归档。

4、当年财会档案在会计年度终了后，由财务处保管 2-3 年，期后在次年 6 月底前归档。

（二）档案移交接收手续

移交档案前，档案馆首先要检查案卷质量，符合要求后，方可移交。移交时档案馆工作人员与移交人共同清点，经查对无误，方可办理登记与签收手续。

第二十二条  凡由校内单位协作完成的项目，由主办单位进行立卷归档。凡学校与校外其他单位协作完成的项目，应至少保存一整套档案，并移交档案馆保存。

第二十三条  个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按统一的移交时间移交给本单位兼职档案员进行立卷，按期移交给档案馆集中管理，任何人不得据为己有或者拒绝归档。

对个人在其非职务活动中形成的重要文书材料，学校档案馆要注意向他们征集或接收捐赠，对捐赠的档案，视珍贵程度，学校给与奖励。

第二十四条  档案馆按照便于保管、方便利用的原则，对档案进行整理、分类、鉴定、编号和排列。

第二十五条  学校为档案保护提供必要条件。档案馆要落实档案的保护措施，健全档案的安全保密制度，切实做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防高温、防暴晒等工作。对已破坏、字迹褪色的档案，应进行修复或复制，同时应推进档案数字化管理。

第二十六条  档案的鉴定与销毁：

1、应对保管期限已满的档案进行鉴定。档案鉴定工作在主管校长领导下，由档案馆与档案形成部门的负责人组成鉴定小组，负责对保密期限和保管期限已满的档案进行鉴定，做出处理决定。

2、需要销毁的档案，应造册、报请分管档案工作的领导批准后，方可销毁。任何单位和个人不能擅自销毁任何档案。

第二十七条  学校各类档案依据上级有关规定并按其价值确定保管期限为永久、定期（长期和短期） 二种：

1、永久：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。

2、定期：凡是反映学校一般活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管，保管期限为十一至三十年以内；凡学校在短期内需要查考利用的档案， 列为短期保管，其保管期限为十年以内。

第二十八条  档案馆要对档案的收进、移出，案卷数量、档案的利用等情况进行统计，并按照有关规定向有关部门报送档案工作基本情况统计表。

第二十九条  档案馆应对所存档案和资料的保管情况定期进行检查；遇有特殊情况，应立即报告，及时处理。

              第五章 条件保障

第三十条  学校要确保档案工作所需经费的需要，所需经费应列入学校预算。学校各职能部门应调拨一定数额的经费作为支持部门立卷归档和用于保存本部门归档文件所需的档案装具等设备。

第三十一条  学校遵循方便利用、安全保管、利于发展的原则，为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案工作库房。存放涉密档案应当设有专门库房。存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置必要设施。

第三十二条  学校落实档案管理及保护相应措施，有计划地为档案馆配备复印、照相、扫描等必要的设备，推动档案管理现代化，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

              第六章 档案的利用与开放

第三十三条  除涉及国家秘密、涉及专利秘密、个人隐私和少数另有规定的外，档案馆保存的形成时间满 30 年的档案，一般均向社会开放。持有合法证明的单位和个人，都可利用已开放档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

第三十四条  查阅未开放的档案，应当经档案机构负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经办公室领导、学校领导或学校保密工作部门批准。

第三十五条  提供利用时，档案馆一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案机构负责人批准。

加盖学校档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第三十六条  学校档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。

学校档案馆对于社会利用档案要创造便利条件，对用于公益目的的，不收取费用；用于商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。

社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，高校档案机构应当无偿和优先提供。

第三十七条  档案馆要配备编研力量，积极开展编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请校长批准。

第三十八条  档案馆应积极开展档案宣传工作，学校应为各种形式的档案宣传创造条件、提供便利，支持在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。

第三十九条  干部人事档案工作、学生档案工作因有其特殊性，具体管理办法按照具体规定执行。

第四十条  查、借阅利用档案必须遵守档案馆的有关查、借阅制度。

              第七章 考核、奖励与处罚

第四十一条  根据学校建立的工作考核、考勤及工作量登记等制度，档案工作要明确岗位职责，对优秀的专、兼职档案人员和有突出服务与研究成果以及对档案事业建设有重大贡献者，学校适当给予表彰和奖励。

第四十二条  对于以下违反《档案法》的行为，由学校根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法规定的程序和处理办法予以处罚，并按有关规定建立备案制度，构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）拒绝归档或者将档案据为己有，不按规定归档的。

               第八章 附 则

第四十三条  本办法自发布之日起执行。凡与国家或上级主管部门新发布的有关规定相抵触的，则按国家或上级主管部门有关规定执行。

第四十四条  本办法由办公室负责解释。