各学院、机关各部门、直属单位：

为切实做好学校档案工作，确保学校各项工作中形成档案的完整归档，推进档案管理的规范化、科学化，依据《高等学校档案管理办法》《佳木斯大学档案管理办法》，现启动2025年度立卷归档工作，现将有关事宜通知如下。

一、立卷归档工作范围

各学院、机关各部门、直属单位在2025年工作中形成的，能反映本单位工作和活动的，具有一定保存价值的纸质、电子、声像（照片、视频）、实物等载体的材料，均属立卷归档范围。

二、工作任务和要求

（一）高度重视立卷归档工作。各单位要加强组织领导，将年度档案立卷归档工作列入工作计划，切实落实档案材料形成单位立卷归档制度，确保职责落实到岗、工作落实到人，认真做好2025年度档案材料的立卷归档工作。

（二）及时做好立卷归档。各单位要明确工作任务，按照立卷归档要求及时开展档案材料的收集、整理、立卷，并录入档案管理系统，确保年度档案的齐全完整，完成立卷归档任务。

1.立卷整理工作。各单位立卷归档工作可参考《部门立卷归档流程与档案管理系统使用说明》（附件1）《佳木斯大学立卷归档范围与保管期限表》（附件2）具体开展。

（1）归档的纸质材料应是原件。复印件原则上不得归档，不符合归档要求的，应重新处理后再进行立卷归档。

（2）归档的声像档案（电子照片和视频）、实物档案须注明事件及时间、地点、人物。

（3）立卷归档实行“双轨制”，即对纸质材料立卷归档的同时，应将材料的电子版（PDF格式）上传至档案管理系统。具备“单轨制”立卷归档的单位，可与档案馆联系，只归档电子文件。

（4）涉密与非密文件应分开立卷，不能混到一卷，移交目录应分开填写，并向档案馆说明。

2.履行移交程序。完成立卷和档案管理系统录入，请联系档案馆，履行移交程序。

（1）移交时须填写“档案移交目录表”，目录表一式两份（通过南大之星软件按格式打印），签字并加盖所在单位印章。

（2）档案馆工作人员按立卷归档要求进行验收，不符合要求的由立卷部门按要求重新整理并经验收合格后，办理移交手续。

（3）对未经检查验收的档案，档案馆将不予接收。

3.立卷归档工作时限。各类2025年度档案材料应在今年6月底前完成归档移交。

文书档案业务联系方式：8618220；科技档案业务联系方式：8618221；邮箱：jmsdxdag@163.com。

附件:1.部门立卷归档流程与档案管理系统使用说明

2.佳木斯大学立卷归档范围与保管期限表

                                                                                         办  公  室

                                                           2026年3月4日